留学エージェントに頼らず、自力で留学準備を進めている方もいるでしょう。
その過程でわからないことがあれば、留学候補の大学、専門学校、語学学校などに英語メールをする必要が出てきます。
また、留学エージェントに依頼している方は、エージェントを介して聞いて貰えば基本的には問題ないですが、それでも自分で聞いた方が早いこともあるかもしれません。
しかしメールをするにあたり、以下のような疑問・不安が出てくると思います。
よって今回は、留学業界（英語を使う仕事）に4年在籍し、数百人の留学生をサポート＆アメリカ、カナダ、オーストラリアなどに英語で問い合わせをしまくってきた私が、メールにまつわるあれこれを解説したいと思います！
英語が聞き取れないのが悔しい！理由が知りたい！という人は以下の記事もご覧ください。
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読んで欲しい人
・初めて海外留学する予定で、語学学校、大学、専門学校などに通う人
・自力で留学準備を頑張っている人
・留学エージェントになりたい人や英語を使う事務仕事がしたい人
英語のメール：書き方編
最初に、英語のメールの書き方について解説します。
ポイントは以下です。
- 件名
- メールの内容
それぞれ詳しく解説します。
①件名：一目で内容がわかるものに
件名は、一眼で内容がわかるものにするのが鉄則です！
「Hello」など短すぎるものは具体性がないことに加え、迷惑メールかも？と不安を与えます。
「Urgent（至急）」なども唐突で一方的な印象。
かといって長すぎてもわかりづらいですよね。
この辺りは日本語のビジネスメールでもそうだと思います。
おすすめは、件名を以下の順でまとめることです！
例えば「Inquiry about application procedure（申請手順についての問い合わせ）」 や「Request for course list（コースリストに関する要求）」など。
件名では、「A」や「The」などの冠詞は基本的に省いてOK！
②メールの内容：基本的に以下の4つがあればOK
メールの内容は、基本的に以下の4つが書いてあればOKです。
1.宛名
誰に宛てたメールか明記してください。
よく使われるのは以下です。
もしも担当者名がわからない場合は以下のように書くことができます↓
担当者や部署名がわかっているのであれば必ず名前や名称を入れることがポイント。
自分宛のメールでないと読み飛ばされる可能性があるためです。
読み手の目に留まりやすい書き方を心がけるといいでしょう。
そのほか、何回かやりとりがあったり親しい人であれば「Dear + 下の名前」や「Hi (Hello) + 下の名前」を使うこともあります。
相手が使ってきたらそれに合わせて使えばいいので、一般的な問い合わせであれば初回は「Dear Ms./Mr. + 名字」が無難です。
2.聞きたいこと
次に、聞きたいことを簡潔に書きます。
なお「日本語でメールを書いた後に それを翻訳にかける」ことはおすすめしません。
翻訳の精度はよくなってきているので意味は伝わると思いますが、日本語特有のメール構成が、英語のそれに合わず、要点がわかりづらいからです。
たとえば、日本語のビジネスメールだと以下のように書きますよね。
しかし、英語のメールは異なります！
「結論」を最初に書き、その他直接関係のない情報は省いてOK！
具体例は後ほど。
3.結びの言葉
用件を書き終わったら、文を締めくくる「結びの言葉」を書きます。
日本語でいう、「敬具」のような形式的な文言です。
種類は色々ありますが一般的に丁寧度が高いと言われている以下などを使うのが無難でしょう。
4.連絡先
最後に自分の氏名と連絡先を記載します。
以上1〜4を踏まえ、サンプルメールは以下のようになります。
すでに学校入学が決まっていればStudent IDも書いておきましょう。
最初に氏名を名乗って、IDを併記してもいいですね。
上の例のように、時候の挨拶や直接関係のない情報は限りなく削ぎ落とします。
たまに体調気遣ったりする一文などを入れることはありますが。
原則はあくまでも簡潔に、です。
留学希望時期や留学期間など、こちら側の情報を伝えた方が回答しやすい質問なのであれば、それらを加えてもいいでしょう。
また、質問はあまり多すぎない方がベターですが、複数ある場合は箇条書きでまとめるとわかりやすいです。
英語のメール：送付先編
メールを送りたくても、そもそもどの部署に問い合わせすればいいのかわからない場合もあるかもしれません。
適切な窓口に送らないと、以下の弊害が発生する場合があります。（筆者経験済み）
もちろん、正しい部署に取り次いでくれる場合もあります。
でも、最初から正しいところに問い合わせをしていれば時間のロスがなく、できるだけ早く欲しい答えが貰えますよね。
ということで、問い合わせメール送付先の探し方についてのポイントもまとめます。
以下、3つのポイントがあります。
- ウェブサイトを確認してみる
- 入学許可書を確認してみる
- おすすめしない問い合わせ先もある
①ウェブサイトを確認してみる
学校のウェブサイトの、以下の場所を確認してみましょう。
- お問い合わせフォーム
- 申請方法のページ
- 冊子（PDFなどになってる）
お問い合わせフォーム
トップページのメニューバーや、ページ下部にあることが多いです。
名称としては「Contact us」や 「Get in touch」などのセクションを探すといいかもしれません。
申請方法のページ
多くの学校では、留学生向けに申請方法をまとめたページを用意しています。
そこに担当者の連絡先が載っていることがあります。
留学生の出身国や地域ごとに担当者が分かれていることもあります。
申請方法ページに辿り着く方法は以下です。
まずトップページでAdmissions、Apply Now、How to Applyなどと書かれている場所を探します。
メニューバーに載っていることが多いです。
そこにアクセスしたら、さらに自分の専攻するコース、学部などに応じ以下のような項目がないか探します。
- International Students, Undergraduate Students（大学正規留学者向け）
- Graduate Students（大学院正規留学者向け）
- Incoming/Inbound Exchange Students（交換留学生向け）
- ESL Students※
大抵はそれらの項目の中に、申請方法の詳細（Application procedure, Admission requirement, Language requirement）やFAQがまとめられており、担当者の連絡先も載っています。
冊子（PDFなどになってる）
最後は、ウェブサイト上で閲覧可能な冊子を見てみてください。
以下のような冊子を準備している学校が多いです。
これらは留学生に提供しているプログラム情報、申請方法や期限、受講できる授業のリスト、現地生活情報などがまとめられている書類または冊子です。
名称は上記のようにさまざまです。
たいていはこの書類に連絡先も載っています。
こういった書類をウェブ上からダウンロード可能にしている学校は多いので、探してみましょう。
先に挙げた申請方法のページや、Downloadのカテゴリに載っていることもあります。
②入学許可書を確認してみる
これは申請が終わった人向けですが、入学許可書の手紙に、担当者の連絡先が書かれている場合があります。
“Admissions Officer” や”Advisor”などの役職が書かれている方、または”International Office” などに問い合わせればOKです。
③おすすめしない問い合わせ先もある
メールをしても返事が期待できないか遅くなる、おすすめしない問い合わせ先もあります。
学校の代表メールアドレス
留学生以外にも、国内学生、企業、自治体などさまざまなところから問い合わせがきている可能性があるので、返事がくるスピードが遅くなるかも。
学校の公式SNS（Twitter、Facebook、Instagram）
SNSは主に学校の宣伝用に使われていることと思います。
運営しているのも、広報担当者で直接留学を担当しているとは限らないかもしれません。
また、問い合わせには個人情報も含まれる場合があるので、個人情報保護の観点からも不特定多数に公開されてしまうSNS上での問い合わせはおすすめしません。
メールの返信はくれないのにSNSが更新されていてモヤモヤすることはあるかもしれませんが。笑
そもそも担当部署が違うこともあるのであまり気に病まない方がいいです。
その学校に留学したことのある人
知りたい内容にもよりますが、出願方法、締切、提出書類、語学条件、ビザに関わる情報などはいつも同じとは限りません。
むしろ結構変わります！
留学する学期、参加するプログラムや専攻、情勢などに左右されることも多いので、必ず学校が公式に配信している最新の情報を確認することが重要です。
もちろん、経験者のお話を聞くことが非常に役立つことに代わりはないので、参考情報とするのは問題ないと思います。
その他：豆知識編
知っておくと役立つ、英語のメールを送る際の豆知識をご紹介します。
英語を使う仕事をしたい人にも役立つ知識だと思います！
返事はすぐには来ない、かも
返事はすぐ来ないです。
担当者の仕事のスタイルや問い合わせ内容によるところもあるのですが、日本人ほど迅速丁寧な返信は期待しない方がいいでしょう。
（個人的には日本が丁寧すぎるような気がしますが….）
それも他国の文化を学ぶ機会ということで、前向きに捉えるといいかもしれません。
国によっては時差も大きいので基本は２、３日寝かせてOK（というか待つしかない）。
繁忙期だと、1週間来ないことも珍しくはないです。
祝日やバケーション期間で担当者が数日〜数週間不在ということもあり得るので、ネットでその国ことを軽くチェックしつつ、頃合いをみて催促の連絡を送りましょう。
よって答えが得られないと困るような質問（例えば、締切を逃すことができない出願方法に関する質問など）があれば、時間に余裕を持って聞くと安心、とも言えます。
転送依頼の文言も入れておく
本当に宛先が正しいか不安な場合、文末に入れておくとメールを担当者に転送してくれることがあります。
使える文章を挙げておきます⇩
既にウェブサイトに載っていることを聞かない
日本語での問い合わせにも言えることですが、相手の時間を奪うのはどこの国でも避けた方が良いので、まずは調べましょう。
たいてい学校のウェブサイトにFAQが載っています。
新型コロナウイルスに関することは特設ページが設けられていることも多いです。
ウェブサイトに掲載済みのことを聞くと、「ここ参照をして！」とURLのみ貼られた返信がくることが多いので、結局自分で読み込まないといけないことに。
つまり、問い合わせして返事を待っている期間分の時間をロスすることになります。
よって最低限、留学生向けの情報公開ページに更新がないかは調べてから聞くと安心です。
終わりに
今回は海外の大学やカレッジなどに英語のメールを送るときのコツをご紹介しました。
もう一度言いますが、内容はこの順でシンプルに書けばOKです。
誤解を恐れずに言うと、英語メールでの問い合わせは多少間違ってしまったり、フレンドリーになっても問題ないです。
日本人の方は真面目で優しい方が多いので、「失礼じゃないかな、間違ってたらどうしよう」ととても気にすると思います。
「自分はネイティブじゃないしいいよね！」と開き直り、誤字やスラング満載のメールを送るのはNGですが、誠意を持って書けば相手にも伝わりますし、多めに見てもらえるはずです。
一度自分で問い合わせることに慣れてしまえば、以下のようなメリットが得られるでしょう。
しっかり情報収集をして、実りある留学生活を送りましょう！！
筆者の留学にかかった費用を公開しています。カナダのカレッジへ進学を検討している方におすすめの記事です。
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[挨拶] お世話になっております。私○○社のMEZと申します。
[前置き] 先日はお忙しいところ〜（謝辞）。
[本題] ところで〜
[依頼] つきましては、お忙しいところ恐縮ですがこの件に関しましてご回答いただけますと幸甚に存じます。
[よろしくの挨拶] 何卒よろしくお願い申し上げます。